ZGŁOŚ SIĘ NA SZKOLENIE!

Caritas Diecezji Zielonogórsko-Gorzowskiej realizuje projekt pod nazwą „Internetowy System Zarządzania Organizacją - ISZO 2008”. Projekt trwa od lutego do listopada 2008 r.

Celem projektu jest rozbudowanie i wdrożenie systemu ISZO, a poprzez to usprawnienie i podniesienie jakości działań podejmowanych przez PZC na rzecz osób potrzebujących.

Projekt przeznaczony jest dla członków i wolontariuszy Parafialnych Zespołów Caritas oraz placówek prowadzonych pod patronatem Caritas.

Opis ISZO 2008

System ISZO funkcjonujący w Caritas Diecezji Zielonogórsko-Gorzowskiej w ramach projektu został rozbudowany o nowe elementy (moduły). System ten składa się z wielu powiązanych ze sobą modułów odpowiadających za zarządzanie poszczególnymi częściami działalności organizacji. ISZO pozwala na zarządzanie organizacją na poziomie centrali Caritas diecezjalnej oraz na wykorzystanie go w jednostkach lokalnych (Parafialnych Zespołach Caritas - PZC) i placówkach (świetlice dla dzieci, kluby seniora itp.), a w przyszłości pozwolić na korzystanie z niego innym organizacjom pozarządowym.

System ma służyć usprawnieniu pracy wolontariuszy w PZC, stanowić źródło danych na temat potrzeb społeczności na danym terenie oraz służyć promowaniu działań na rzecz tych społeczności. Moduły służyć będą do obsługi poszczególnych zadań.

W ramach modułu „Magazyn” PZC mogą prowadzić rejestr pomocy rzeczowej (meble, AGD, żywność, odzież itp.) otrzymywanej od sponsorów, instytucji publicznych czy z magazynu głównego Caritas diecezjalnej oraz ewidencję wydawania tych artykułów swoim podopiecznym. Stały wgląd w stan magazynu pozwala na określanie zapotrzebowania osób podopiecznych na określone artykuły.

Z modułem magazynu powiązany jest moduł „Wypożyczenia”, który pozwala ewidencjonować wypożyczanie poszczególnych artykułów pomiędzy magazynami poszczególnych PZC lub Caritas diecezjalnej. Jest to przydatne wówczas, kiedy np. PZC potrzebuje na jakiś okres sprzęt rehabilitacyjny dla swojego podopiecznego lub wyposażenia do swojej placówki. Natomiast funkcjonujący w ramach magazynu moduł „Przesyłki” zapewnia bezpieczeństwo towarów przekazywanych pomiędzy magazynami, ponieważ pozwala śledzić status przesyłek przekazywanych za pośrednictwem kurierów lub dzięki tzw. „okazji”. Towary niepotrzebne poszczególnym PZC lub zapotrzebowanie na brakujące artykuły mogą być wystawiane na tzw. giełdę „oddam – przyjmę” dzięki modułowi „Giełda towarów”. Stamtąd mogą być zamawiane lub oferowane przez poszczególne jednostki.

Bardzo ważnym dla PZC jest moduł „Pomoc”, w którym jest prowadzony rejestr osób, którym pomagają oraz ewidencja rodzaju udzielonej im pomocy. W ten sposób PZC mają szybki i łatwy wgląd w aktualną sytuacje danej osoby. Opcja ta jest dodatkowo powiązana bezpośrednio z modułem „Magazyn” i modułem „Placówka”. Pomoc udzielana w każdym miejscu poszczególnej osobie jest do niej przypisywana automatycznie, a uprawnione osoby mają wgląd w całą historię pomocy udzielanej konkretnemu potrzebującemu.

Kolejnym modułem jest moduł „Szkolenia”, który umożliwia stały dostęp do szkoleń wewnętrznych (adresowanych do poszczególnych grup wolontariuszy i organizacji współpracujących z Caritas) i zewnętrznych (adresowanych do wszystkich) oraz możliwość zgłaszania się na nie przez Internet zarówno przez wolontariuszy PZC jak i inne osoby. W module tym są zamieszczane szkolenia organizowane przez Caritas jak i współpracujące organizacje.

PZC mogą korzystać z modułu „Kalendarium”, w którym można zamieszczać informacje o planowanych działaniach i przedsięwzięciach w swoich społecznościach lokalnych. Moduł ten pozwala rejestrować wydarzenia wg różnych kategorii, ale oprócz zwykłego rejestru zdarzeń będzie także swego rodzaju bazą pomysłów na różnego rodzaju przedsięwzięcia dla społeczności lokalnych.

W systemie istnieje także dostęp do modułu „Poczta systemowa”, w ramach której użytkownicy systemu mogą wysyłać wiadomości do innych użytkowników systemu i w ten sposób komunikować się także z pracownikami centrali. W ten sposób centrala będzie mogła w łatwy i szybki sposób przesyłać bieżące informacje. Informacje te najczęściej dotyczą planowanych akcji charytatywnych, przedsięwzięć, informacji o możliwości składania wniosków o dotacje, itp. Planowane jest także rozszerzenie poczty o możliwość wysyłania wiadomości poza system.

Moduł „Wolontariat” służy ewidencji wolontariuszy; zawiera takie informacje o nich jak: dane osobowe, umiejętności i kwalifikacje, miejsca pracy wolontariusza, pozwala śledzić jego aktywność i zaangażowanie w poszczególne działania i akcje oraz zamieszczać opinie na jego temat. W tym module można także dodawać i rejestrować porozumienia zawierane z wolontariuszami.

W ramach modułu „Projekty i akcje” PZC mogą zgłaszać się do udziału w akcjach organizowanych przez Caritas diecezjalną. Są to np. zbiórki żywności, przyborów szkolnych, imprezy dla dzieci. Mogą zamawiać materiały przygotowane przez centralę na akcje, a także umieszczać ogłoszenia o swoich projektach i akcjach.

Dzięki modułowi „Strony www” PZC mogą samodzielnie zarządzać własną stroną internetową z informacjami o swojej jednostce, prowadzonych placówkach, podejmowanych i realizowanych działaniach. W aktualnościach mogą zamieszczać informacje o wydarzeniach, akcjach i przedsięwzięcia oraz zamieszczać zdjęcia w galerii. Dodatkowo na stronie znajdą się także oferty pracy wolontarystycznej. Moduł „Strony www” współpracuje z innymi modułami systemu – część informacji z poszczególnych modułów może być publikowana na ogólnodostępnej stronie PZC.

Moduł „Biuletyn informacyjny” pozwala członkom społeczności lokalnych na zamawianie ze strony www bieżących informacji o tym, co dzieje się w ich społeczności na swoją pocztę e-mail.

W celu usprawnienia pracy księgowo-administracyjnej stworzony zostanie moduł „Księgowość”, przy pomocy którego PZC będą mogły prowadzić elektroniczną księgowość oraz moduł „Dziennik korespondencji”, który pozwoli ewidencjonować korespondencję PZC wg określonych kategorii.

Moduł „Placówki” służy do obsługi placówek i punktów prowadzonych przez PZC. Są to m. in. świetlice dla dzieci, punkty przedszkolne, stołówki, kluby seniora i inne. Moduł ten umożliwia samodzielne budowanie formularza informacji o danym rodzaju placówki, w oparciu o różne kategorie pól. W zależności od rodzaju placówki PZC mogą dobierać odpowiednie pola. Moduł ten będzie służył standaryzacji form działalności tych placówek oraz ułatwi przejrzyste informowanie o celach tej działalności i ofercie pomocy kierowanej do społeczności lokalnej.

W systemie pojawi się ponadto moduł „Sprawozdanie roczne”. PZC i poszczególne placówki mają obowiązek składania corocznego sprawozdania z działalności do Caritas diecezjalnej. W systemie otrzymają możliwość elektronicznego sporządzania i wysyłania sprawozdania w oparciu o pozostałe moduły, które dostarczą informacji potrzebnych do jego sporządzenia. Ułatwi to i przyspieszy znacznie sporządzanie sprawozdania oraz zapewni stały wgląd do tych informacji.

Moduł „Rejestr wniosków i umów o dotacje” dostarczy informacji na temat aktywności PZC w zakresie zdobywania funduszy od instytucji samorządowych, rządowych czy europejskich. Z tego rejestru wolontariusze PZC będą mogli czerpać pomysły projektów, nawiązywać partnerstwa z innymi jednostkami w celu aplikowania o fundusze.

Szkolenia dla użytkowników ISZO

ISZO będzie wdrażany poprzez szkolenia dla użytkowników. Zaplanowano 9 szkoleń. Każde szkolenie obejmuje 12 godzin zajęć: spotkanie informacyjne i podsumowujące (3 h), blok podstawowy (3 h - obejmujące moduły wspólne dla wszystkich użytkowników) oraz dwa spośród pięciu bloków tematycznych (każdy po 3 h - uwzględniające różnorodność funkcji pełnionych przez wolontariuszy PZC). Szkolenia z bloków podstawowego i tematycznych będą prowadzone w 10-osobowych podgrupach, tak aby każdy z uczestników dysponował własnym stanowiskiem komputerowym z dostępem do ISZO.

Szkolenie A. Dla każdego z uczestników szkolenia będącego wolontariuszem PZC przewidziano spotkanie informacyjne i podsumowujące oraz blok podstawowy (prowadzony w grupach). Każdy z nich będzie mógł także wybrać dwa spośród czterech bloków tematycznych wyszczególnionych niżej (prowadzone w grupach).

Szkolenie B. Dla każdego z uczestników szkolenia będącego wolontariuszem placówki przewidziano spotkanie informacyjne i podsumowujące oraz blok podstawowy, blok placówek i blok wolontariatu (prowadzone w grupach).

Szkolenia będą uwzględniać różnorodność funkcji pełnionych przez poszczególne osoby w PZC. Każdy blok szkoleniowy obejmuje naukę użytkowania kilku modułów ISZO. W bloku podstawowym znalazły się moduły, które musza poznać wszyscy wolontariusze, bez względu na pełnione przez nich funkcje. Obejmuje on moduł szkoleń, kalendarium, projektów i akcji oraz poczty systemowej.

Oprócz bloku podstawowego wyszczególnione zostały cztery bloki tematyczne dla wolontariuszy PZC. Blok księgowości skierowany jest głównie do osób zajmujących się sprawami finansów i rozliczeń, obejmuje moduł księgowy, sprawozdawczości, rejestru umów i wniosków, pomocy i magazyny. Blok administracyjny zawiera moduł dziennika korespondencji, stron internetowych, biuletynu informacyjnego, rejestru wniosków i umów oraz pomocy. Będzie on skierowany głównie do osób zajmujących się sprawami administracyjnymi, informacyjnymi, korespondencją. Blok wolontariatu skierowany będzie w pierwszej kolejności do koordynatorów wolontariatu i będzie zawierał moduł wolontariatu, stron internetowych (zamieszczanie ofert pracy), projektów i akcji oraz sprawozdawczości. Blok magazynowy zawiera moduł magazynu oraz pomocy. Będzie on skierowany głównie do osób zajmujących się bezpośrednim udzielaniem pomocy.

Piąty blok - Blok placówek - przeznaczony będzie dla osób kierujących poszczególnymi placówkami lub wolontariuszy placówek. Będzie on obejmował moduł placówek, sprawozdawczości, stron internetowych i biuletynu informacyjnego.

Szkolenia będą prowadzone w Zielonej Górze i Gorzowie Wielkopolskim w weekendy (sobota-niedziela) z możliwością noclegu. Rozpoczęcie w sobotę o godz. 9.30, zakończenie w niedzielę obiadem o godz. 14.00.

Pierwsze szkolenia zaplanowane są 19-20 kwietnia i 10-11 maja w Zielonej Górze.

O kolejnych terminach będziemy informować na bieżąco. Zgłoszenia można dokonywać przez naszą stronę internetową w dziale szkolenia lub telefonicznie w Centrum Wolontariatu: 068 324 40 88 lub w biurze Caritas: 068 325 47 24.

ZGŁOŚ SIĘ NA SZKOLENIE!